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Responsabilidades bem definidas, mas sem exagero, para projetos de melhoria

Atualizado: 8 de dez. de 2021

A fusão da matriz RACI / RASIC com o plano 5W2H para garantir o planejamento e a comunicação adequados, que projetos complexos de melhoria / inovação normalmente demandam.


“Viele Köche verderben den Brei” (muitos cozinheiros estragam o mingau) - provérbio alemão


“Todas as coisas são venenos, pois não há nada sem qualidades venenosas. É apenas a dose que torna algo venenoso” – Paracelsus


Resumo

  • As duas matrizes (5W2H e RASIC/RACI) são apresentadas;

  • Uma fusão das duas é exemplificada e pode ser útil para projetos mais complexos;

  • Outras considerações são feitas sobre quando é necessário este detalhamento e quando é exagero.


Você pode ter a melhor ideia de todas, até mesmo provar que funciona, mas se poucas ou muitas pessoas estiverem envolvidas, um desastre pode estar por vir. Além de entender com quem falar, é preciso entender como eles precisam se envolver e detalhar adequadamente as tarefas a serem realizadas, evitando assim mal-entendidos e retrabalhos. Além disso, como comentei em texto anterior [1], já sabemos que aproximadamente um em cada cinco projetos falha devido à comunicação ineficaz [2] e o PMI (Project Management Institute) sugere que um gerente de projeto deve investir 90% do seu tempo se comunicando [3].



A matriz 5W2H


Se você trabalhou com projetos de qualidade ou melhoria, provavelmente conhece a matriz 5W2H. Este acrônimo representa sete dimensões que guiam e ajudam a detalhar o plano de ação durante um projeto.


Os primeiros três "W's" são as dimensões mínimas para qualquer plano de ação básico: O quê (What), Quem (Who) e Quando (When). Mesmo nos projetos mais simples você deve definir ao menos esses três itens que representam, respectivamente: a ação a ser realizada, quem é o responsável por executá-la e quando se espera que seja concluída. Uma regra importante aqui está relacionada com o provérbio alemão acima. Apenas uma pessoa é responsável pela ação. Outro provérbio popular que reflete o impacto de não seguir essa regra é: “um cachorro com dois donos morre de fome”.


Os "W’s" restantes representam onde (Where) a ação deve ser realizada (por exemplo, as áreas ou produtos afetados) e por que (Why) alguém deve realmente executar isso (por exemplo, quais seriam os resultados esperados). Os dois "H’s" significam: o como (How) isso deve ser executado e quanto custará (How much) como, por exemplo, o impacto financeiro, quantas pessoas estão envolvidas, quanto tempo é necessário, etc. Às vezes, quando estamos preenchendo algumas dessas dimensões como “Por quê” e “Quanto custa”, revisitamos o escopo da ação ou até mesmo o abandonamos porque percebemos que o custo x benefício não é tão atraente quanto parecia quando tivemos a ideia original.



Matriz RASIC


Esta matriz ajuda a garantir a comunicação adequada entre as partes interessadas do projeto. Esta sigla resume quem é o Responsável pela atividade (a única pessoa que realmente executará a tarefa), quem é o responsável (Accountable) pelo resultado, quem aprova (também uma única pessoa, quem pode dizer que "a bola para aqui", a pessoa em última análise comprometida com o resultado da tarefa, muitas vezes o gestor direto), quem deve dar Suporte para que isso aconteça (geralmente com recursos como tempo ou dinheiro), quem deve ser Informado (geralmente os impactados pela ação) e quem deve ser Consultado (geralmente os especialistas, quem possui o conhecimento necessário). Em qualquer cultura, é necessário esclarecer os responsáveis e envolver todas as partes interessadas quando estamos mudando um processo para evitar dores de cabeça.



Mesclando as duas ferramentas


Podemos tirar proveito de ambas as abordagens, mesclando-as como no exemplo abaixo. Naturalmente seria um exagero usar esta abordagem para fazer pizzas!


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Tanto para as ferramentas mescladas ou usadas de forma autônoma, devemos seguir as seguintes etapas:


1. Identificar atividades-chave;


2. Identificar recursos-chave;


3. Alinhar as funções e responsabilidades com a equipe do projeto;


4. Certificar que há apenas um responsável e um aprovador para cada atividade;


5. Garantir que todos os recursos-chave entendam claramente o plano;


6. Compartilhar com todas as partes interessadas.


Conclusão


A matriz 5W2H nos ajuda a organizar o plano de ação, detalhando as tarefas em sete dimensões. Nem todas elas são completamente necessárias para todos os projetos. Projetos simples podem exigir planos de ação com somente as dimensões O que / Quem / Quando.


Para projetos complexos, mesclar esta matriz com uma ferramenta RASIC pode ser útil. Um plano de comunicação ou análise de partes interessadas, como o RASIC, na maioria das vezes é útil de qualquer maneira.



Referências



2 - ©2013 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession In-Depth Report: The High Cost of Low Performance: The Essential Role of Communications, May 2013. PMI.org/ Pulse




Imagem de capa de Aaron Gruber da versão online alemã da revista MAD


 
 
 

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